El rol de la automatización es optimizar el proceso del diseño y experiencia del producto o servicio. Todo proceso puede ser automatizado y descubre aquí los principales beneficios de la automatización de procesos.
Con la llegada de la transformación digital, las organizaciones buscan simplificar sus tareas para poder enfocar sus esfuerzos en nuevas estrategias para el cliente. Mientras más automatizados estén sus procesos de gestión, menor será la posibilidad de fallar y mejor será su productividad.
La automatización de procesos logra que ciertas tareas realizadas por trabajadores, ahora sean ejecutadas por máquinas, robots, sensores, algoritmos u otro tipo de automatismo. Además, es un factor importante en la gestión empresarial ya que genera competitividad, eficiencia y agrega valor al cliente.
Las tareas que suelen automatizarse son aquellas tareas repetitivas y sobre todo manuales que no agregan valor a la operación. No obstante, son necesarias realizarlas para el funcionamiento correcto del proceso. Otro tipo de tareas frecuentemente automatizadas son aquellas tareas peligrosas para el ser humano o que demanden un gran esfuerzo que ponga en peligro la salud física.
Se conocen varias clasificaciones de las automatizaciones, según su nivel de implementación, según su naturaleza, según su aplicación, entre otras. A continuación, las clasificaremos según su naturaleza:
Automatización fija: Aquella que es elaborada para obtener siempre un mismo producto final. Es aplicable cuando se quiere maximizar el desempeño y obtener altos rendimientos.
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Automatización programable: Aquella en la cual se pueden ajustar ciertas variables para obtener diferentes productos finales, los cuáles, usualmente no son muy diferentes uno del otro.
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Automatización flexible: Es una mezcla de los 2 tipos de automatización anteriores, suele aplicar a más de un producto (automatización programable). Sin embargo, se diseña de tal forma que no requiere ajustes entre cada tipo de producto (automatización fija), ya que el sistema hace que el producto pase por estaciones de acuerdo al tipo de operación que necesita.
El business Process Management o en su traducción la Gestión de Procesos de Negocio, es un marco de trabajo orientado a mejorar el desempeño de la organización partiendo del entendimiento de los procesos, análisis, y mejora / rediseño de los mismos.
El BPM brinda una serie de herramientas y técnicas que te permiten abordar un proceso desde su modelamiento y diseño hasta su simulación, ejecución y monitorización. Entre los softwares más utilizados para trabajar BPM se encuentran Bizagi o Bonitasoft.
A diferencia del BPM, el BPA “Business Process Automation” o “Automatización de procesos de negocio” es un conjunto de técnicas enfocadas en la simulación y posterior automatización del proceso.
Para su aplicación es necesario iniciar con el BPM para luego trabajar con BPA, ya que el BPM “aterrizará” el proceso y brindará orden y claridad sobre sus distintas etapas, actores, controles, riesgos, etc. Luego de ello y como parte del análisis orientado a la mejora, se puede utilizar herramientas de BPA con la finalidad de automatizar partes del proceso.
Hoy en día, el mercado avanza muy vertiginosamente, al cliente cada vez le gusta esperar menos, busca mayor velocidad en la atención y por ende este requerimiento se traslada a nuestros procesos de negocio. La rapidez que exige el mercado nos lleva a cuestionarnos qué tan ágiles son nuestros procesos, y cuánto más ágil pueden llegar a ser.
Tradicionalmente cuando se tocaban temas de automatización se venía a nuestra mente una gran fábrica, con máquinas haciendo todo el trabajo, o si somos más modernos, robots. Sin embargo, la automatización cada vez fue ingresando a diversos otros campos como el financiero, alimenticio, empresarial, servicios, entre otros.
Financiero: Hoy en día, el mercado avanza muy vertiginosamente, al cliente cada vez le gusta esperar menos, busca mayor velocidad en la atención y por ende este requerimiento se traslada a nuestros procesos de negocio. La rapidez que exige el mercado nos lleva a cuestionarnos qué tan ágiles son nuestros procesos, y cuánto más ágil pueden llegar a ser.
La banca tuvo que evolucionar el proceso de validación de datos, antes era necesario una huella dactilar y verificar visualmente el DNI para identificar a una persona. Hoy en día puede bastar una selfie y tecnología de reconocimiento facial.
Alimenticio: En el sector alimentos se realizan diversas mezclas de sustancias, calentamiento, enfriamiento, cambios de presión, entre otras operaciones que representan muchas veces un peligro para el trabajador. En la actualidad, la mayoría de estas actividades han sido automatizadas a través de máquinas como mezcladoras.
Empresarial: En el mundo empresarial, las actividades del back office son las primeras llamadas a ser automatizadas por requerir mucho esfuerzo, ser repetitivas y no agregar gran valor al core del negocio. Por citar algunas tareas que suelen automatizarse: análisis crediticios, mensajería a clientes, chatbox parar clientes en página web, etc.
Servicios:¿Sabías que existen retailers en los cuales ya no es necesario pagar en caja, sino que puedes pagar en módulos de autoatención o incluso pagar desde tu celular? Anteriormente esto no era posible, puesto que el proceso de pago era muy complejo y delicado por los datos de tarjetas bancarias y el riesgo de robo de productos.
Para lograr esta automatización del proceso de pago, se tuvo que evolucionar antes los procesos de ingreso de datos de tarjetas bancarias de una manera segura y confiable para el cliente, así como los procesos de prevención de pérdidas para el establecimiento.
Entre los principales beneficios de tener un proceso automatizado se pueden mencionar:
• Reducción de la mano de obra: si bien la mano de obra no puede desaparecer por completo, su rol en la organización toma un nuevo sentido. Por ejemplo, el operador que antes realizaba el inventario, ahora se dedicará a supervisar la ruta y resultados del robot.
• Mayor eficiencia: En la industria automotriz, el operario deja de lado el manejo de las piezas y las operaciones de ensamblado, para tomar decisiones que requieran la mano de obra. Todo esto permite lograr una gran eficiencia, al eliminar movimientos, desplazamientos, entre otras actividades.
• Aumenta la calidad: A través de la automatización se reduce a gran escala los productos defectuosos, maximizando así la calidad del proceso. Uno de los componentes principales de la automatización son los llamados sensores, los cuales validan las especificaciones del producto y alertan al operador ante cualquier tipo de desviación.
Se puede decir que las automatizaciones suelen tener 3 etapas marcadas, sin embargo, es necesario mencionar 2 etapas previas muy significativas:
Etapas previas
Etapas de la automatización
Existen diversas formas de identificar necesidades de automatización en los procesos de negocio. Por ejemplo, se puede utilizar el método de VSM o Value Stream Mapping, con el cuál se diferencia aquellos procesos que componen la cadena de valor y aquellos que hacen el rol de soporte.
Otra forma de identificar necesidades de automatización es mediante el cuadrante de Eisenhower, en el cual se suele automatizar las actividades No importantes – No urgentes y las Importantes – No urgentes.
Una tercera forma de decidir automatizar un proceso de negocio, tiene que ver con el ciclo de vida del producto. Por ejemplo, sería ineficiente pensar en automatizar la línea de producción del último modelo de IPhone, ya que este tendrá un periodo de producción antes de que se lance una nueva versión.
La automatización es parte del día a día de los negocios, no importa el tamaño o el rubro; siempre que haya iniciativa de mejora, habrá oportunidad de automatización. Hoy hay un gran interés de las organizaciones por encontrar perfiles profesionales híbridos capaces de adaptarse y proponer soluciones automatizadas de procesos.
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